こんにちは。
先日、ある施設を訪問したとき、休憩室で記録を書いている職員さんの姿を見かけました。昼休みのはずなのに、急いで手書きの記録を書き写している。「いつもこうなんですか?」と聞くと、「日中は利用者さん対応で手が離せなくて。記録は休憩時間か、家に持ち帰ってやることが多いです」と苦笑いされました。
その光景を見て、私は前職で働いていた介護現場のことを思い出していました。
「記録は後回し」が生む悪循環
福祉の現場では、記録業務が常に後回しにされています。利用者さんのケアが最優先。それ自体は間違っていません。でも、その結果として生まれるのが「記録を書く時間がない→簡略化される→情報共有が不十分になる→ケアの質が下がる」という悪循環です。
私が以前働いていた施設でも、記録は「できるときにやる業務」でした。夜勤明けに残って書く人、休憩時間を削って書く人。記録のために残業代が出ることもなく、「これも仕事のうち」と当たり前のように受け入れていました。当時の私も、それが普通だと思っていたんです。
2つの施設の記録業務、その違い
システム会社で営業をしていたころ、記録業務への向き合い方がまったく違う2つの施設に出会いました。
1つ目の施設は、職員30名規模で、記録はすべて手書き。1日の終わりに記録ノートに書き、それを別のスタッフが読んで情報共有する流れでした。施設長に話を聞くと「システム導入には月20万円かかる。うちにはその余裕がない」とのこと。確かに、システム導入費用は年間240万円。大きな投資です。
でも実際に職員さんに聞いてみると、1人あたり1日平均1.5時間を記録業務に使っているとのことでした。30名で計算すると、月間900時間。時給1,500円として計算すれば、月135万円分の人件費が記録業務に消えていることになります。年間で1,620万円です。
一方、別の施設は職員25名で、2年前にタブレット導入を決断していました。初期投資は約100万円、月額利用料が15万円。年間で280万円のコストです。
訪問したとき、施設長がこう話してくれました。「導入前は、職員が記録に追われて表情が暗かったんです。でも今は、現場でその場で記録できる。音声入力も使えるから、1日の記録時間が平均40分に減りました」
計算してみると、この施設では月間で約425時間削減。時給1,500円で考えると、月63万円、年間756万円の効果です。システムコストを差し引いても、年間476万円のプラスになっています。
さらに施設長はこう続けました。「数字だけじゃないんです。職員が定時で帰れるようになって、離職率が下がった。去年は0人、今年もまだ0人です。採用コストや教育コストを考えたら、効果は計り知れません」
あとから聞いた話で印象的だったのは、導入当初に施設長自身がタブレットを手に取って「一緒に覚えよう」と現場に立ち続けたということです。私がこれまで関わってきた施設を振り返ると、システムが定着するかどうかの分岐点は、ツールの良し悪しよりも「管理者が現場と一緒に動いたかどうか」にあることが多いと感じています。
「お金がない」の先にあるもの
オルデンティアコーポレーションで働くようになって、多くの施設とお話しする機会が増えました。その中で気づいたのは、「システム導入のコスト」を計算する施設は多いけれど、「現状維持のコスト」を計算する施設は少ないということです。
記録に追われる時間、持ち帰り業務、休憩時間の削減、それらが積み重なって生まれる疲弊と離職。これらにもコストがかかっています。目に見えないだけで、確実に施設の体力を奪っているんです。
福祉業界には「お金の話をするのはタブー」という空気があります。でも、適切な投資をしないことで失われているものの方が、実は大きいのかもしれません。
あなたの施設の「見えないコスト」は?
もし今、職員さんが休憩時間を削って記録を書いていたり、家に持ち帰って仕事をしているなら、一度立ち止まって計算してみてください。1日にどれだけの時間が記録に使われているか。それは年間でどれだけの人件費になるか。
そして、その時間があれば職員さんは何ができるか。利用者さんともっと話せるかもしれない。新しいケアの方法を勉強できるかもしれない。定時に帰って、自分の時間を持てるかもしれない。
変化にはコストがかかります。でも、変わらないことにも確実にコストはかかっています。どちらを選ぶかは、それぞれの施設が決めることです。
ただ一つ言えるのは、「職員が笑顔で働ける環境」は、お金では買えない価値があるということ。そして、その環境を作るための投資は、決して無駄にはならないということです。
私たちオルデンティアコーポレーションは、そんな環境づくりのお手伝いをしたいと考えています。もし記録業務でお悩みなら、一度お話しませんか。現場を知っているからこそ、できる提案があると思っています。
Hope Care（ホープケア）｜福祉DXを推進するAIクラウドシステム
https://hope-care.jp/
Share